Как организовать и упростить документооборот в организации

От того, как организован документооборот, зависит эффективность работы компании в целом. Особенно это актуально для крупных предприятий, где большой объем входящих, исходящих и внутренних документов. К примеру, если первичка, которая подтверждает расходы, вовремя в бухгалтерию не поступит, уменьшить доходы не получится. Ведь чтобы признать расходы, их надо документально подтвердить.

Но как добиться, чтобы сотрудники вовремя передавали первичку? Об этом читайте в рекомендации.
Установите удобную нумерацию документов
На крупном предприятии, где много подразделений, выписывают большое количество документов. Поэтому их порядковые номера длинные. Чтобы номер сделать коротким и удобным, используйте параллельную нумерацию в головной организации и подразделениях. При таком методе присваивают свой код каждому обособленному подразделению.

Например, номер документа, который оформляет подразделение в г. Коломне, выглядит так: Кол-113 или 113/К. Всем сотрудникам компании понятно, какое подразделение оформило документ.

Составьте положение и график документооборота
Чтобы оформлять и получать документы вовремя, организуйте документооборот между отделами, подразделениями и филиалами. Для этого составьте Положение о первичном документообороте с графиком. Пропишите, кто, какие документы, в какие сроки представляет, подписывает, обрабатывает и сдает в архив. Есть старое Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Его можно взять за основу, скорректировать под себя и составить график с учетом размеров и специфики бизнеса.

График документооборота можно сделать в целом по организации или отдельно для каждого подразделения. Например, отдельные графики по учету:

• материалов;
• строительных работ;
• потерь в рознице;
• основных средств;
• денежных документов и т. д.
• Удобнее всего делать графики в форме таблиц или схем.

Введите ответственность за нарушение сроков
Создать положение и график документооборота мало. Необходимо, чтобы все его соблюдали. Для этого установите ответственность за невыполнение графика документооборота. Пропишите санкции в должностных инструкциях сотрудников.

Какую же ответственность установить за нарушение документооборота? Метод финансового воздействия эффективнее. Но его нет в Трудовом кодексе. Среди дисциплинарных взысканий – замечание, выговор. Выход такой: компания вправе отразить в Положении о премировании, что премия не начисляется, когда сотрудник нарушает график документооборота. Еще можно прописать в обязанностях, чтобы документы не только вовремя сдавали, но и качественно заполняли. И если это условие не выполнить, то сотрудник не получит премию. Есть еще способы, чтобы мотивировать сдавать первичку вовремя. О них подробно читайте в рекомендации.

Перейдите на электронный документооборот
Эффективность работы компании повысьте с помощью электронного документооборота. Это поможет взаимодействовать как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Не дублируйте документы на бумаге, а в программное обеспечение заложите функции, которые нужны вашей компании, например, чтобы:

• контролировать сотрудников. Это возможно, если программа сама напоминает о задачах;
• отследить, в каких подразделениях работа идет медленнее. Например, каждый отдел вносит в базу ежемесячно 5000 документов. Если какой-то отдел отстает, значит, он или не успевает вводить данные, или данные в отдел не поступили. Выясните причину, что мешает эффективно работать этому подразделению;
• экономить время сотрудников. Документ и его маршрут можно найти в базе. Нет необходимости обзванивать все отделы в поисках документа.
• Договоритесь с контрагентами, чтобы обмениваться с ними электронными документами. Это сэкономит время на получение и ввод первички от них.

«Как организовать и упростить документооборот в крупной компанииВ избранное». О. Смагина
© Материал из БСС «Система Главбух».